金董事长 从事外贸工作多年，精通多国外语。在进出口、国际贸易行业积累了相当经验和良好人际关系后，创办海联国际食品有限公司。公司包括7家工厂、1家酒店、1个种植园和1个化工厂。
　　 张俊 酒店执行总经理。曾供职于广州国际饭店，后考上中山大学新闻系。毕业后，成为广州五星级酒店中最年轻的部门经理，最高做到董事局执行监查，后在烟台国际酒店担任执行助理。
　　 海联大酒店是以青岛海联国际食品有限公司为依托承建的，坐落于青岛即墨市，总投资1000多万元，建筑面积5000平方米，员工约170人。酒店拥有极具现代化风格的宴会厅，精品小厅，多功能厅及火锅厅，豪华包间40多个，可容纳600多人同时就餐。

　　 “即墨人不寂寞”是即墨市人的一句口头禅。本报记者应读者要求，“倾听企业信息化过程中的真实声音”，来到了山东青岛这个不寂寞的城市，与海联大酒店的张俊总经理面对面的交谈，倾听他们的信息化故事。

即 墨 的 “ 海 联 ” 不 寂 寞
—— 访海联大酒店执行总经理张俊
本报记者 郭雪梅

开篇 金董要上信息化

　　 因为公司成长迅速，金董事长考虑开办一个酒店，以同时满足多方面的需求。
　　 见多识广的金董一开始就提出要用比较先进的管理模式来运作酒店的设想，但正如所有不熟悉信息化的企业家一样，酒店信息化的步子只能一步一步走。隔行如隔山，即使是知识丰富的金董，最初对信息化的理解也只是在前台放几台电脑，来了单据就输入而已，根本没有想到还会有网络系统、点菜系统等。酒店信息化建设开始实施后，不时有人和她说这个必须上，那个不能缺，又说还有东西要补充。金董不禁茫然了，不知道酒店的这个信息化要上些什么硬件和软件，又究竟要投入多少资金，甚至信息化后的酒店会是什么样子，会带来什么样的收益，都模糊了——酒店信息化究竟是怎么回事？
　　 就这么放弃，还是咬咬牙，寻找真正有信息化酒店管理经验的人才？
张俊因为明显的优势成为金董首选的人才。
　　 张俊当时在青岛的一个连锁店中担任经理，而即墨只是一个县级市，酒店的位置也没在中心繁华区，是什么吸引他加盟的呢？
　　 张俊说：“感动是最重要的原因，金董约我谈了五次。在第四次交谈中，金董的个人发展空间和企业远景规划吸引了我。金董非常明确地告诉我，‘我什么都不干涉你，既然聘请你来，人事、财务全交给你，……’这使我最终做出了决定。”同时张俊也向金董说明了自己的管理措施和经营目标。

   

　　 张俊上任一波三折

　　 5月底，张俊到职。此时，酒店内部装修完毕，餐饮管理软件《希望之星》已经运行几个月，但由于种种原因，比如数据录入找不到人，比如网管人员未到位，等等，信息化开了一个头，却是手忙脚乱、无从着手，反倒成了最不重要的事情。
　　 张俊笑说：“别人都说，万事俱备只欠东风，我当时却是万事不备，只有东风。
　　 因为餐饮软件是通用模板，而酒店经营一定要有自己的特色。酒店要将自己个性化的需求提出来，请软件厂商进行相应改动，这是我们要走的第一步。因为当时的管理人员根本没有接触过信息化管理系统，也就无从说起能够提出什么要求和问题。如果第一步都没有走好，也就没法谈后期的将原始数据整理好交给技术员来录入，进库出库等操作了。实际上，不是他们不想做好，而是根本就不知道应该从哪里入手来做，不知道怎么来做。”
　　 张俊请了几位颇有酒店信息化实践经验的朋友帮忙，一起研究海联的经营特点来确定个性化定位，再根据实际补充、完善、改进，然后和实施方沟通协调，确定系统中哪些要改动、哪些暂时没法改动以后再完善。最终将可执行方案确定下来，将通用版改成了“海联专用版”。
　　 接下来碰到的问题是：信息化是全面上还是先上一部分（半人工半微机）？
　　 这个问题金董问过张俊。张俊给金董算了笔帐：以我们酒店的档次，按工资700元来算，送单3人，抄单1人（忙的时候，抄单要2人），分单要2人，这就要6-7个人，即4200-4900元的工资。不讲福利（吃住，劳保等），单从工资这部分，就要近5000元一个月。采用信息化，再加上员工培训，初期投入是大些，但长远考虑，起码省了6-7个人的工资，财务这边也可以每月月底自动汇总核算、盘点，省了很大的人力。实施酒店信息化管理，是一次投入，终身回报。如果是半人工，财务这边还要增加人力，比如核算，再加上部分的抄单与分单的人力，最后开支仍是节省不下来。
　　 金董考虑后对酒店全面信息化表示支持，但是公司的很多董事仍然有疑问。所以，公司正式开领导层会议讨论是否全面上信息化的问题。
　　 “我们已经花了1000多万来建酒店，生意情况未知，还要不停地花钱下去，再加这么多设备，到底会怎么样让人担忧…….”
　　 张俊说：“正因为已经有了这个投入，我们就必然要把配套设施跟上去，这如同造一个航母，总不能把航母造成功后反而安排800、1000人去划桨吧。”
最后，在金董的示意下，张俊站了起来，“这个事情我来拍板。董事长请我过来，如果决策错误，我要承担责任的。山东是孔子的故乡，他不是常说，求同存异嘛。”
张俊当时无异于给自己立下了军令状，他也承认，拍板后，金董也仍然不是很放心。

　　 打印出错非关系统

　　 开业第一天，来宾很多，这本身就是一个最大的考验。“一般来说，酒店第一天开业如果什么问题也没有出是不大可能的。但是，系统表现很出色，除了因为有的服务员没有培训在操作中出了些小问题外，一切运行正常。”
　　 开业的第三、四天，海联的系统出了大问题：“单据重复打印”。这就意味着所有客人点的菜都将做成双份，既浪费材料又无法正确结帐。
是软件本身有缺陷还是人为操作中有失误？
　　 张俊说：“后来我们一起分析原因，其一是在原来的《希望之星》管理软件上加入了自己个性化的需求，更改了很多默认设置，这样原来通用软件的稳定性就受到了影响。其二是员工的心理素质还需锻炼，因为开业前时间很紧张前期培训没有到位，加上服务员大部分没有接触过PDA，没有经验再加上怕犯错误，就手忙脚乱了。”.
　　 项目实施方青岛奥博软件有限公司的许经理（0532-2602550，aobo@vip.163.com）也从技术角度进行了解释，按照网络搭建，客人点的菜单会通过服务员手中的PDA传到无线路由器，再上传到服务器，由服务器通过有线网络传输给前台和6个不同部门的打印机（如热菜、凉菜、海鲜、烧腊等）来分单打印。前台的界面和PDA是一样的，也有‘上传’功能。但是客人在点菜时，只能由PDA直接上传，如果前台同样也点击了‘上传’，必然造成数据（菜单）送到厨房2次，这就是打印重复的原因。
　　 这件事情给海联的触动很大，“问题解决得非常快，对酒店的正常营业也没有带来很大影响，但是通过这件事，我和员工们都认识到，以前的学习比较被动，以后要在学习酒店专业知识的同时，来学习解决一些信息化管理系统中的问题。”张俊感慨地说。

　　 尾声 信息化，没错！
　　 记者在采访中问张总：“常听说很多准备上信息化的企业因为无法直观看到收益而却步，也常被人问起所谓的提升工作效率究竟指的是什么？”
　　 对此，张俊有自己的看法。“信息化建设只是一个工具，虽然它本身不能为企业带来直观收益，但是，从侧面来讲，却能由节省人力和提高效率得到体现。老板都希望能省钱，正如我上面为金董算的这笔帐一样，上信息化节省了哪些人员，哪些开支，不说劳保、医保，就从工资这一项，不用信息化就要用更多的人力来跑单、分单。更何况，还有一个节省时间的问题。举个例子，如果5楼的几桌客人同时点菜，如果用人力来传单，服务员要从五楼跑下来，要将单子分至前台和1楼、2楼厨房的各个部门，再加上爬楼梯的时间，等单子分完，40分钟还没上菜很正常。但对客人来说这是不能忍受的。现在我们所有的菜都做成用保鲜膜封好的成品，放在1楼点菜处，客人直接点菜，一旁服务员通过PDA直接上传菜单，然后厨房马上开始加工。客人在去包间的同时，菜已经在做了；客人稍事休息后，菜已经端了上来。效率提高十分清楚。所以说，酒店的信息化管理，客人也许只是从时间上有一个感性的比较，而作为内部工作人员感受最深”。
　　 用一句话来总结信息化为海联带来的收获？张俊毫不犹豫地说“降低人工成本，提高效率，减少损失，并且彰显一个酒店的档次和管理水平。”

后记：
海联的信息化道路走得坎坷，也很热闹，正如“即墨市不会寂寞”一样，任何一次的动摇都可能使酒店的信息化无望。除了佩服金董的果断，张俊的实干外，除了羡慕海联的集团优势外，单看海联酒店，作为一个在县级市中仅170位员工的酒店，也许还有些别的更值得我们中小企业CIO、CEO仔细品味。

转自《电脑商情报—中小企业采购》